Burggemeinde Brüggen: Digitalisierung Schritt in Richtung Modernisierung
Brüggen · Die Digitalisierung der Bauakten in der Burggemeinde Brüggen wurde erfolgreich abgeschlossen.
Ein bedeutender Schritt in der Modernisierung der Verwaltung: Wo früher 18 Aktenschränke die Räumlichkeiten im Rathaus füllten, ist nun Platz für neue Nutzungsmöglichkeiten entstanden. Die Digitalisierung der Bauakten hat diesen Wandel ermöglicht, indem die Akten vollständig in elektronische Form überführt wurden. Dies spart nicht nur Platz, sondern optimiert auch die Arbeitsprozesse.
Das ambitionierte Vorhaben wurde Ende 2022 in Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) und der Firma DMI GmbH & Co. KG gestartet. Die Firma DMI übernahm den Scanprozess, während das KRZN die technischen Voraussetzungen bereitstellte, einschließlich der Verfahrenssoftware ProsozBAU. Nicht mehr benötigte Bauakten zu kommunalen und ortsbildprägenden Gebäuden wurden gemeinsam mit dem Kreisarchiv sorgfältig ausgewählt und dort archiviert.
Die Umsetzung des Projekts lag in den Händen der Digitalisierungsbeauftragten Ann-Katrin Heusack und der Bauamtssachbearbeiterin Lea Heusack. Ihre Aufgaben umfassten die Abstimmung mit allen Beteiligten, das Verpacken und Versiegeln der Akten sowie die Erstellung einer Verfahrensanweisung, die einen ordnungsgemäßen Scanprozess in der Gemeindeverwaltung gewährleistet.
Die Digitalisierung der Bauakten bietet nicht nur der Verwaltung Vorteile, sondern auch den Bürgern in der Burggemeinde. Der Prozess der Bauakteneinsicht erfolgt nun vollständig digital und ohne Medienbrüche. Über den Antragsassistenten „Elektronische Bauaktenauskunft“ im Downloadbereich der Gemeindehomepage können Bürger die Einsicht in Bauakten bequem online beantragen. Alles, was dafür benötigt wird, sind ein Personalausweis und gegebenenfalls eine Vollmacht. Nach Antragstellung werden die digitalen Akten zusammen mit einem Kostenbescheid per E-Mail übermittelt. Die Gebühren richten sich nach dem Zeitaufwand und betragen 14,50 Euro pro angefangene 15 Minuten. Dank dieser digitalen Lösung entfällt der Weg ins Rathaus, um Akten persönlich abzuholen oder einzusehen. Bereits im Jahr 2024 wurden 71 Bauakten digital angefordert, etwa 20 davon direkt über den neuen Antragsassistenten.
Mit der erfolgreichen Umsetzung dieses Bauakten-Digitalisierungsprojekts hat die Burggemeinde Brüggen eine weitere Grundlage für zukünftige Digitalisierungsvorhaben geschaffen. Die nächsten Projekte stehen bereits in den Startlöchern und werden die Modernisierung der Verwaltung weiter vorantreiben.